Logiciel GED

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CoPilot intègre nativement un logiciel GED pour vous permettre de gérer votre système documentaire de manière très efficace, au travers de votre navigateur et de manière collaborative.

Co-Pilot GED

Co-Pilot intègre une solution de gestion électronique de documents. Un système de gestion documentaire permet de centraliser les documents de l’entreprise, de les visualiser en temps réel et d’en faciliter le partage et l’accès, en mode Web.

Fonctionnalités de la GED:

  • Gestion des niveaux de diffusion
  • Gestions des accès/des permissions
  • Gestion des approbations
  • Gestion des workflows
  • Gestion des documents partagés sur une même interface web
  • Gestion des versions
  • Intégration native au pack Office (Word, Outlook…)

Co-Pilot GED, de multiples bénéfices :

  • Efficacité : permet la publication d’une information structurée ; la recherche d’information aboutit efficacement.
  • Pérennité : facilite la sauvegarde des documents et réduit les problèmes de pertes de ces derniers
  • Confidentialité : garantit la protection des données  avec la gestion des droits d’accès aux dossiers
  • Traçabilité : permet de suivre précisément les opérations réalisées par chaque collaborateur.

Définition d’un logiciel de Gestion Electronique de documents:

Nous allons tenter de vous définir ce qu’est une GED et ses avantages par rapport à modèle classique de serveur de fichiers et de repertoires.

Rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire. Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble donc être une alternative pertinente.  Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant.

La Gestion Electronique des Documents (ou Gestion Electronique de l’Information ou de Documents Existants – GEIDE) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise.  Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations. Le logiciel GED se caractérise par l’indexation et surtout la numérisation des versions papiers des documents.  L’organisation et la gestion des documents sont alors facilitées dès lors qu’une architecture correcte de classement est mise en place (classement et recherche des documents par pertinence selon différents algorithmes statistiques). Un véritable « désordre » de documents serait sinon à craindre, compliquant ainsi leur recherche et leur utilisation.   C’est pourquoi, l’apport de la GED au monde de l’entreprise est un apport économique considérable permettant un gain productif non négligeable.  Mais la GED ne se limite pas à la simple dématérialisation des documents, elle est également un puissant moteur de création, de diffusion, de validation, de stockage de document, …

Généralement, elle permet d’accroître en moyenne de 30% la productivité des services administratifs. 3 grandes fonctions :

  1. Acquisition : capture des documents
  2. Traitement : extraction, classement et diffusion des informations
  3. Archivage : stockage des documents

1. ACQUISITION : CAPTURE DES DOCUMENTS

L’acquisition des documents peut s’effectuer de différentes façons :

  • La dématérialisation des documents papier par numérisation grâce à l’emploi d’un scanner ou numériseur permettant :
    •   tri des documents par les systèmes de RAD
    •    extraction d’informations des images numérisées par les systèmes de LAD
    •   traitement de l’image : couleurs, redressement automatique des documents, caméras recto verso, suppression des bordures et recadrage des documents.
    •    traitement des différents types de papiers : grammages et formats, acheminement soigneux du document.
    •    traitement de la présentation du document : liasse, documents collés ou agrafés.
  • L’intégration de documents de nature électronique : tous les documents de nature électronique peuvent être intégrés dans le système informatique : fichiers bureautiques, fichiers PDF, courriers électroniques, pages internet, formulaires web… Divers logiciels permettent l’acquisition de ces documents en les convertissant en fichiers PDF ou tout autre format permettant une utilisation future.
  • La production de documents électroniques : elle s’effectue dans le cadre de procédures, à l’aide d’un logiciel d’informatique de groupe (groupware ou collecticiel) ou d’un logiciel d’informatique décisionnelle via un modèle disponible sur l’outil.
  • L’échange de documents électroniques : il s’opère par interconnexion des systèmes d’information de deux organismes partenaires par un dispositif d’EDI (Echange de Données Informatisé). Les données doivent être échangées en respectant le même format normalisé. Pour tous les moyens d’acquisition des documents, une chaîne de validation ou workflow peut être mise en place, permettant ainsi l’approbation des différents utilisateurs avant d’obtenir la version finale.  Tout workflow est paramétrable en fonction, principalement, du statut, de la version et de la visibilité du document. Les droits d’accès sont également modulables.

2. TRAITEMENT : EXTRACTION, CLASSEMENT ET DIFFUSION DES INFORMATIONS

  • Extraction des informations : la GED permet d’extraire des documents numérisées une multitude d’informations par :
    •  Les techniques de LAD (Lecture Automatique de Documents) ou d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)
    •  L’analyse de certaines zones du document
    •  L’interprétation des codes-barres, ou des cases à cocher
  • Classement/indexation : elle permet la description du document et de son contenu en vue de simplifier son utilisation. Il existe deux types d’indexation :
    •  L’indexation par type : description formelle, standardisée, avec l’utilisation de métadonnées (type, auteur, date, titre, source, …) du document pour faciliter leur utilisation par les outils de recherche.
    •  L’indexation par concept ou mot-clé : description du contenu du document pour simplifier la recherche par :
      • Indexation statistique : recensement des termes qui apparaissent le plus souvent
      • Thésaurus : sélection des termes dans cette liste en fonction du document
  • Diffusion : la GED permet la circulation de l’information au sein d’une entreprise. Selon les droits d’accès accordés, les collaborateurs peuvent consulter, modifier, annoter un document. Cette fonction est particulièrement utile dans le cadre de la gestion de projets.

3. ARCHIVAGE : STOCKAGE DES DOCUMENTS Quelques règles à respecter pour rendre l’archivage des documents efficace :

  • Adaptation du support de stockage au volume des documents, de la fréquence de consultation et de l’importance des données
  • Compression des documents pour permettre un stockage en grande quantité
  • Mise en place d’un système d’épuration périodique selon la durée de conservation des documents afin de simplifier le stockage et mettre à jour les archives
  • Hiérarchisation dans l’organisation de stockage selon le contenu, la provenance, le type, l’état, … du document
  • Planification des sauvegardes avec une périodicité correspondante aux impératifs de l’entreprise.