Le portail collaboratif

DEFINITION DU PORTAIL COLLABORATIF
Un portail collaboratif est une plateforme interactive sur laquelle sont disponibles de multiples ressources numériques et des services accessibles pour toute une communauté d’utilisateurs.   Il s’agit d’un espace de travail unique, personnalisé et sécurisé avec un droit d’accès structuré et ciblé aux informations et aux applications de l’entreprise : « actualités, documents multi sources, annuaires, messagerie, ERP, bases de données via un client léger (navigateur web)… Microsoft avec sa solution SharePoint est l’un des éditeurs les plus reconnus dans ce domaine.

Portail collaboratif

Portail collaboratif

3 déclinaisons de ces accès :

  • L’intranet permettant l’accès aux informations depuis l’entreprise et uniquement depuis ce point d’accès
  • L’extranet qui couplée à l’intranet permet un accès depuis l’extérieur de l’entreprise à certaines données de cette dernière (accès clients, accès fournisseurs)
  • L’internet qui est un accès plus étendu (généralement sans authentification utilisateur) à certaines données.

 

3 grandes catégories de portails d’entreprise coexistent :

  • EIP (entreprise information portal) qui mettent à disposition certaines informations
  • EAP (entreprise application portal) qui permettent l’accès à des applicatifs d’entreprise
  • EEP (entreprise expertise portal) qui capitalisent et analysent les données des collaborateurs.

FONCTIONS
Le portail collaboratif assure quatre fonctions principales :

  • La communication : les outils de communication facilitent la circulation organisée des diverses informations en interne entre les différents acteurs et/ou en externe avec plusieurs partenaires.  Exemples : visio-conférence, web-conférence, tableau blanc, messagerie électronique, forum
  • La coordination : les outils de coordination permettent la gestion des actions et des ressources autour d’un projet. Exemples : outils de workflow, outils de gestion de projet
  • La gestion de contenu permet de classer la documentation, de concevoir des contenus tout en maîtrisant les accès et la diffusion.  Exemples : GED, flux RSS, wiki
  • La gestion des connaissances permet l’organisation des connaissances d’une entreprise telles que la gestion des compétences, la classification et la recherche de connaissances.

AVANTAGES
Un portail collaboratif permet l’amélioration du travail collaboratif et la transmission des connaissances pour une organisation plus productive et performante :

  • Mettre en lumière et faciliter la participation de chaque communauté de métiers.
  • Simplifier la recherche d’information et d’expertise.
  • Capitaliser les informations et les savoir-faire.
  • Centraliser toutes les données dans une seule base de connaissances.
  • Fédérer les équipes/communautés pour faire progresser l’entreprise dans une démarche commune